En étant cadre, une journée de 24 heures est bien souvent trop courte afin de réaliser toutes les tâches nécessaires et imposées, et c’est pour cela qu’il faut absolument bien organiser ses journées.
Cependant, il n’est pas toujours facile de le faire et de prendre les bonnes habitudes au début, surtout si vous n’avez pas fait une prépa pour intégrer une grande école de commerce, où sont enseignées les grandes méthodes d’organisation.
Alors, pour vous aider, voici 5 règles pour que vous puissiez organiser votre journée efficacement et être plus productif.
1/ Dressez une liste de tout ce que vous devez faire
La première chose à faire pour bien organiser sa journée, c’est de dresser une « to-do list » !
Celle-ci vous permettra de vous organiser au mieux et de valider vos tâches une par une sans risquer d’en oublier. Le mieux dans ce cas-ci, c’est d’en faire deux différentes, mais aussi de prévoir un calendrier :
Liste 1 : la liste journalière
Tous les jours, faites une liste avec tout ce que vous avez à faire et ce que vous devez absolument finir. Cochez votre liste au fur et à mesure de vos avancées afin de ne pas oublier quoi que ce soit, car en ayant des journées bien chargées, cela arrive souvent.
Et si vous arrivez à finir toutes les tâches de votre journée en avance, alors pourquoi ne pas commencer les tâches du lendemain, ou prendre un peu de temps pour vous si vous n’avez rien d’urgent à faire ?
Liste 2 : la liste hebdomadaire
Faire une to-do list pour la semaine peut s’avérer d’une grande aide afin de planifier vos priorités, mais aussi maximiser vos chances de finir toutes vos tâches à temps, et surtout de vérifier le bon avancement de l’entièreté des projets. En consultant cette liste, si vous voyez que vous êtes en retard, alors il serait temps de passer à la règle N° 2 de cet article !
Calendrier ou agenda
Afin de marquer vos projets sur le long terme, avoir un calendrier ou un agenda sous la main peut être une excellente idée. Cela vous permettra de toujours garder en tête les éléments les plus importants en matière de préparation ou quantité de travail, et donc ne pas vous laisser surprendre J-1 et vous retrouver dans une situation chaotique pour finir vos projets à temps.
2/ Déléguez, reportez et annulez : la méthode Eisenhower
Lorsque vous avez trop de travail, ou que vous voyez que vous êtes en retard, par exemple à cause d’un imprévu, alors il est temps de faire un tri dans vos tâches et de ne garder que ce qui est important !
Si vous ne savez pas par où commencer, ce que vous devriez déléguer et ce qu’il vaut mieux laisser tomber, voici une méthode idéale pour vous : la méthode Eisenhower.
Celle-ci consiste à classer vos tâches et projets en 4 catégories, comme il suit :
- « UI » : C’est urgent ET important, alors vous devriez le faire en priorité et bien fixer votre deadline pour cela.
- « uI » : Ce n’est pas urgent, mais c’est important, alors dans ce cas, vous devriez le mettre de côté pour l’instant et le reprendre dès que vous aurez plus de temps.
- « Ui » : C’est urgent, mais pas important, alors déléguez ! Rien de vous empêche de déléguer votre travail si vous avez mieux ou plus important à faire, après tout, c’est aussi votre rôle.
- « ui » : Ce n’est ni urgent ni important, alors supprimez-le, tout simplement, ou remettez-le au moment où vous n’aurez plus rien à faire, ou presque plus rien, à vous de voir.
3/ Privilégiez la qualité plutôt que la quantité, ou la rapidité
Vouloir faire trop de travail trop rapidement, ça ne peut que conduire à des désastres ! En voulant faire plus de travail que vous le pouvez, vous allez forcément le négliger ou faire des journées à rallonge, auquel cas vous risquez de négliger votre santé.
De même, un travail fait trop rapidement est, avec une certitude de 99%, un travail bâclé ou sans intérêt réel, qu’il faudra probablement refaire.
Si vous voulez bien organisez votre journée, mais aussi être plus productif, alors il vous faudra trier vos tâches, comme dit au point précédent, et prendre le temps de les faire correctement, plutôt que d’essayer de les faire rapidement et risquer de devoir tout refaire à nouveau, ce qui vous fera juste perdre du temps.
4/ Prévoyez du temps pour les imprévus !
Les imprévus sont toujours une plaie, c’est certain, mais surtout ils arrivent bien plus souvent qu’on ne le pense.
Une panne de voiture, un accident, une maladie ou encore une tâche plus compliquée de prévu peuvent rapidement vous retarder et, parfois, cela peut s’étendre sur plusieurs jours et rendre votre situation vraiment chaotique.
Le mieux à faire, c’est de prévoir chaque jour une période allant de 2 à 5 heures afin de gérer les éventuels imprévus que vous pourriez rencontrer.
Si vous n’en avez pas sur votre journée et que tout est fini dans votre to-do list du jour, alors passez aux tâches suivantes et préparez votre to-do list du lendemain.
5/ Faites un bilan de votre journée
En fin de journée, pensez à faire un bilan de celle-ci. Prenez vos to-do lists, ainsi que votre calendrier, et vérifiez si vous êtes bien à temps dans vos tâches hebdomadaires, mais aussi que vous n’arrivez pas à la deadline d’un travail volumineux et important.
Si vous arrivez à une telle deadline et ne pensez pas avoir assez de temps, ou si vous avez pris du retard, revoyez la règle n° 2, mais de plus, n’hésitez pas à demander de l’aide au besoin.
